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Inhalt:
Wiedervorlagen – Speicherung
Wiedervorlagen – Archivieren/Aktivieren
Fragen:
Wiedervorlagen – Speicherung
Ab der Version 11/2023 werden neben der sog. „Hauptliste“ (Sammlung aller Wiedervorlagen zu den Mandaten in der Datei „wvn.dat“ unter „Aktuelle Mandate“ bzw. „Archivierte Mandate“) auch die zum einzelnen Mandat gehörenden Einträge gespeichert.
Bei diesen Dateien handelt es sich um einen speziellen Dateityp (*.csv = comma separated values), bei dem die Einträge durch Trennzeichen abgegrenzt sind (hier durch Tabulatoren), sie können von Editoren (insbes. Kalkulationsprogrammen) gelesen und dargestellt werden.
Die Speicherung erfolgt jeweils in den Dateien „wvarchiv.csv“ die in den Mandatsordnern über das Formular „Datenblatt/Wiedervorlagen zum Mandat…“ automatisch beim Betätigen des Buttons „Beenden“angelegt werden. Bei jeder Bearbeitung/Änderung der Wiedervorlagen zum Mandat werden damit die Eintragungen einmal in die Hauptliste und zum anderen in die zum Mandat gehörende Archivdatei eingetragen.
Es werden damit nunmehr durch das Programm bei der Verwaltung der Wiedervorlagen folgende Dateien angelegt:
- Die Datei „wvn.dat“ (und die Sicherungsdatei „wvn.bak“), die die Einträge der Hauptliste (also aller Mandate) enthält und sich im Verzeichnis „Aktuelle Mandate“/Archivierte Mandate befindet.
- die Datei „wvarchiv.csv“ in jedem Mandatsordner, sie enthält nur die Einträge zum Mandat.
Beim Aufruf des Formulars „Datenblatt/Wiedervorlagen zum Mandat…“ werden zunächst die in der Hauptliste befindlichen Einträge zum Mandat extrahiert und angezeigt. Befinden sich keine Einträge in der Hauptliste wird die Archivdatei „wvarchiv.csv“ aus dem betreffenden Mandatsverzeichnis in das Formular geladen und es werden die darin befindlichen Einträge (soweit vorhanden) angezeigt. Mit dem Button „Beenden“ können dann diese Einträge (ggf. bearbeitet) in die Hauptliste eingetragen und im Mandatsarchiv gespeichert werden
Wiedervorlagen – Archivieren/Aktivieren
Eingetragene Wiedervorlagen werden in der Hauptliste des Programms verwaltet. Beim Archivieren von Mandaten sollten vorab die Wiedervorlagen abgearbeitet und bereinigt (d.h. gelöscht) werden. Das Programm weist auf diese Notwendigkeit hin (Menü „Mandate – Hinweis zum Archivieren/Löschen“) und löscht die Wiedervorlagen bei der Übertragung automatisch.
Schon bisher konnte innerhalb des Archivs erneut eine (neue) Wiedervorlageliste angelegt werden um speziellen Erfordernissen (z.B. geplante spätere Aktivierung, Kontrollen) gerecht zu werden. Ab der Version 11/2023 besteht darüber hinaus die Möglichkeit, bei Bedarf mandatsbezogene Wiedervorlageneinträge zum Archiv (und zurück) zu übertragen und wieder in die Hauptliste einzufügen. Nachfolgend Erläuterungen zu den Veränderungen im Programm:
Beim Archivieren/Aktivieren werden – wie bisher – die Einträge des betreffenden Mandats aus der Hauptliste entfernt (s. oben). Die zum Mandat gespeicherten Einträge in den „wvarchiv.csv“ bleiben jedoch erhalten und werden mit dem Mandatsverzeichnis archiviert bzw. aktiviert. Ruft man dann im Archiv das Formular „Datenblatt/Wiedervorlagen zum Mandat…“ auf, so wird der Inhalt dieser Datei angezeigt und kann bearbeitet und in die Hauptliste („wvn.dat“ hier zum Archiv gehörend) eingetragen und zugleich in der Archivdatei (wvarchiv.csv) gespeichert werden. Beim aktivieren eines archivierten Mandats kann entsprechend verfahren werden.
Die Archivdatei des Mandats ergänzt damit die Hauptliste, indem sie jeweils die Änderungen der zum Mandat erfolgten Wiedervorlagen beim Beenden des Formulars protokolliert. Sie kann damit auch dazu verwendet werden um versehentliche Löschungen in der Hauptliste zu korrigieren. Über den Button „Wiedervorlagenarchiv des Mandats laden“ können direkt die in „wvarchiv.csv“ gespeicherten Eintragungen geladen und mit „Beenden“ die (bearbeiteten) Daten in die Hauptliste eingefügt werden.
Beispiel: Sie öffnen die „Wiedervorlagen (Hauptliste) – alle Eintragungen“ und löschen versehentlich eine Eintragung (betrifft „wvn.dat“). Sie wollen die Eintragung wiederherstellen, öffnen dazu das betreffende Mandat und dort „Datenblatt – Wiedervorlagen zum Mandat…“. Das Programm lädt zunächst wieder die Eintragungen zum Mandat in der Hauptliste. Sie können jetzt aber auch das „Wiedervorlagenarchiv des Mandats“ (Button) laden („wvarchiv.csv“ im Mandatsordner). Der gelöschte Eintrag ist dort noch vorhanden, da da die Archivdatei erst mit der Funktion „Beenden“ die Einträge der Tabelle speichert und damit aktualisiert wird. Mit der Funktion „Beenden“ wird dann die Tabelle in die Hauptliste eingefügt und es wird zugleich die Archivdatei im Mandat aktualisiert.
Vgl. auch die Hinweise im Handbuch zu Ziff V.7.e). Die mit der Hauptliste („wvn.dat“) neu eingerichtete simultane Speicherung der bak-Datei „wvn.bak“ können Sie im Falle der Beschädigung oder Löschung der Hauptliste verwenden indem Sie diese in „wvn.dat“ umbenennen. Die Inhalte beider Dateien sind identisch.
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